Planificación

Cómo utilizar la matriz de Eisenhower

Introducción

No tendrás tiempo para realizar todo lo que deseas, pero si para llevar a cabo las cosas importantes. Es por esa razón que es necesario determinar prioridades, planificar su ejecución y llevarlas a cabo. La matriz de Eisenhower es una excelente herramienta para administrar tu tiempo y gestionar mejor tus tareas.

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

Es una herramienta para priorizar las tareas según su importancia y urgencia.

¿Para qué sirve?

Se utiliza para administrar la carga de trabajo, centrándose en la eficacia. Pero también se tiene en cuenta lo que sucede fuera de él, con el fin de mantener una armonía entre las diferentes áreas de la vida.

¿Para quién está dirigido este método?

Para toda persona que desee ser más productiva y gestionar mejor sus tareas, esta herramienta le servirá. Desde adolescentes hasta adultos mayores pueden beneficiarse utilizando este método. Es una cuestión de voluntad y no de edad.

Ventajas de utilizar la matriz de Eisenhower (o caja de Eisenhower)

  • Es fácil de implementar
  • Consume un muy reducido tiempo utilizar esta herramienta y es capaz de posibilitar grandes resultados
  • Permite visualizar de forma fácil las tareas para poder gestionarlas

¿Cómo usar la matriz de Eisenhower?

Primero es necesario distinguir entre importante y urgente.

Importante: son tareas cuya realización nos permite lograr o acercarnos a nuestros objetivos.

Urgente: son tareas que necesitan ser cumplidas ¡ahora! o en el menor periodo de tiempo posible.

Ahora que están claros estos dos conceptos, ya podemos comenzar.

Paso 1

Escribe en una lista todas las tareas relacionadas con el trabajo, estudio o en el área que quieres avanzar, también incluye el esparcimiento, las relaciones familiares, de pareja y amigos.

Paso 2

A cada tarea se le asigna una: 

Importancia: Alta o Baja

Urgencia: Alta o Baja

Paso 3

Se procede a ubicar a cada tarea en uno de los cuadrantes de la matriz.

Cuadrado de Eisenhower

¿Qué significa cada cuadrante?

Cuadrante Ⅰ: Si no se hace la tarea en un periodo determinado, tendremos consecuencias negativas o tal vez no podamos realizarla en un futuro, es necesario ¡hacerlas ya!, son importantes y urgentes. 

Cuadrante Ⅱ: Son tareas que se deben de planificar. Son importantes, pero no urgentes. Este es el cuadrante de mayor impacto positivo a largo plazo y es en el que debemos de prestar más atención. Aquí también se pueden prever posibles problemas y evitar que sucedan, o sea que lleguen al cuadrante Ⅰ.

Cuadrante Ⅲ: Si se tienen los recursos se debería intentar delegar estas tareas, en el caso contrario intentar reducir al mínimo el tiempo que le dedicamos. Son urgentes, pero no son importantes.

Cuadrante Ⅳ: En este caso se deberían de eliminar las tareas que estén aquí, ya que no son importantes ni urgentes.

Ten en cuenta que la importancia y urgencia de cada tarea se modifica según la circunstancia y el momento. Una tarea puede ser importante hoy, pero no urgente, en cambio dentro de una semana podrá ser importante y urgente llevarla a cabo.

Ejemplo real de una semana mía planificada con la matriz de Eisenhower.

Tareas

  • Crear contenido para: instagram, youtube y la página web (Importante y Urgente)
  • Llamar a la editora (Importante, No urgente)
  • Coordinar una sesión de fotos (Importante, No urgente)
  • Contratar a un diseñador (Importante, No urgente)
  • Leer (Importante, Urgente)
  • Reunirme con amigos (Importante, No urgente)
  • Realizar ejercicio físico (Importante, Urgente)
  • Cambiar el host de la página web (Importante, Urgente)
  • Realizar un hobby (Por ejemplo; ir de pesca) (Importante, No urgente)
  • Navegar por redes sociales (No importante, Urgente)
  • Tareas relacionadas con el hogar (No importante, Urgente)
  • Imprevistos (siempre los hay) (Importante, Urgente)
  • Emails sin importancia (No importante, No urgente)
Planificación de la semana con la matriz de Eisenhower, ejemplo real

En el cuadrante 1 es donde utilizó gran parte de mi tiempo diario de trabajo, en el 2 planifico su ejecución para la misma semana o más tardar a la siguiente. En el 3, las tareas del hogar están delegadas y las redes sociales intentó utilizarlas el menor tiempo posible (de no ser necesarias las eliminaría). Por último en el 4, elimino directamente, sin más.

¿Cuándo hacer uso de esta herramienta?

Personalmente la utilizo el domingo para realizar la planificación semanal, creo que es un buen día, ya que el lunes al levantarme tengo claro lo que quiero lograr. Te invito a que pruebes hacerlo ese día, de lo contrario experimenta realizarlo en el momento que creas que sea más oportuno. En las primeras ocasiones te llevará unos cuantos minutos, pero con un mínimo de práctica lo puedes hacer en menos de 15 minutos.

Lo que haces es mucho más importante de cómo lo haces.

Ejemplos: 

  1. Dedicar horas a crear un logo de un emprendimiento en lugar de investigar a tu público objetivo, ha quedado el que a la merced del cómo.
  2. Tu casa tiene una gotera y cada vez que llueve te dedicas el día entero a sacar el agua de la casa, podrías poner una bomba de agua para sacarla más rápido así solo le dedicarías una fracción del tiempo o podrías sellar la gotera y no tendrías más el problema. Es un ejemplo exagerado, pero muestra claramente la idea, lo que haces importa más de cómo lo haces.

Conclusión

Lo dicho anteriormente es la razón de por qué es tan buena la caja de Eisenhower, porque se centra en lo que haces y no en el cómo. Siendo simple y fácil de usar.

Prueba planificar la próxima semana o simplemente un día con esta magnífica herramienta

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