Introducción
Te diré cuáles son los fundamentos de la administración del tiempo, ya que no es la falta de tiempo el problema, sino la mala administración de este, proveniente del sentimiento de tener que hacer demasiadas cosas en el tiempo que tenemos.
Las técnicas son útiles, pero lo fundamental son los principios que la rigen, quien los sabe puede crear sus propios métodos.
Más allá de lo superficial
Técnicas y métodos podrás encontrar un millón, pero los principios que rigen un buen empleo del tiempo son realmente pocos. Si quieres construir un edificio muy alto, debes de tener excelentes cimientos. Para obtener altos grados de productividad, debes de tener las bases y estas son principios, no técnicas.
Alfred North explica mejor que yo cuál es la importancia de aprender principios…En cierto sentido, el conocimiento disminuye a medida que la sabiduría aumenta, ya que los detalles quedan ahogados en los principios. Utilizamos los detalles del conocimiento, que son importantes, a medida que los necesitamos en cada momento de la vida, pero, el hábito de utilizar activamente principios bien entendidos supone la posesión definitiva de la sabiduría.
Los fundamentos de la administración del tiempo no son más que los principios que la rigen.
Tres principios
- Importa más lo que haces de cómo lo haces.
- Que una tarea exija mucho tiempo no la convierte en importante.
- El tiempo, sin atención, de nada sirve.
Conceptos claves de la ADT (administración del tiempo)
Es esencial reconocer la diferencia entre importante y urgente, eficacia y eficiencia.
Importante es aquella tarea o acción que nos acerca o permite cumplir nuestra meta.
Nota: por lo tanto, es indispensable saber que se quiere lograr para poder tener un criterio de que es importante y que no. De lo contrario será imposible determinar la relevancia de cada tarea/acción.
Urgente es una tarea o acción que requiere ser realizada ¡ahora!
Eficacia: capacidad de lograr lo que se desea o se espera. Por lo tanto, ser eficaz es hacer cosas que te acerquen a tus metas.
Eficiencia: es llevar a cabo una tarea determinada (independientemente de su importancia) de la manera más económica posible.
Ser eficiente sin pensar en la eficacia es el modo en que el universo funciona por defecto.
Primer principio de AdT
- Importa mucho más lo que haces de cómo lo haces.
Este habla sobre la eficacia por encima de la eficiencia. También está estrechamente relacionado con la ley 80/20 o principio de Pareto. Un reducido número de tareas tienen más valor que todas las demás. Formalmente, el 80% de los resultados vienen dados por el 20% de las causas.
Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que tendrían tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas más eficientemente. El resultado es, a menudo, un intento por realizar sus tareas con más rapidez, razonando que, si pudieran ser suficientemente rápidos, podrían tener tiempo sobrante.
No se dan cuenta de que no importa cuántas cosas hagan, siempre habrá más por hacer. Al no ser conscientes de que el éxito de verdad llega cuando hacemos bien unas pocas cosas, se pierden tratando de hacer demasiadas y al final consiguen muy poco.
¿Si solo pudieras hacer una tarea el día de hoy para avanzar en tu meta principal, cuál sería?
Segundo principio de AdT
- Que una tarea exija mucho tiempo no la convierte en importante.
Te pondré un ejemplo. Recientemente adquirí un micrófono, resulta que, al probarlo, fue notorio el bajo volumen con el cual captaba, por lo cual me puse en campaña para solucionar esto. En los últimos 3 días he utilizado una gran cantidad de horas en dicha tarea, dejando de realizar otras actividades, ya que por el tiempo invertido creí que era muy importante, sin cuestionarme nunca si lo era o no.
Es fácil creer que es importante la tarea una vez que has dedicado bastante tiempo en ella, de lo contrario porque lo estarías haciendo si no fuera relevante, es lo que solemos pensar.
¿Realmente hacer esto me lleva en la dirección que quiero o me estoy engañando a mí mismo?
Tercer principio de AdT
- El tiempo, sin atención, de nada sirve.
Estoy de acuerdo con Cal Newport, quien dice que es la habilidad para estar concentrado en una tarea por un tiempo prolongado ininterrumpido, una de las capacidades más importantes en lo que se refiere a productividad, aprendizaje y creación.
Si quieres mejorar la calidad de tu trabajo, pero no quieres trabajar por más horas, ¿qué puedes cambiar?
Trabajo de alta calidad producido = tiempo gastado x intensidad de concentración
Al trabajar/ estudiar se aplica este principio de la siguiente forma: de ser posible eliminar toda distracción externa e interna.
Las externas son por ejemplo el sonido de las notificaciones del celular, la bandeja de entrada del correo, una llamada entrante, colegas que nos hablan (para socializar).
La distracción interna es más poderosa que la conversación con los demás y esta no es más que conversación que tenemos en nuestra mente.
No podemos eliminar todas las interrupciones; muchas de ellas son exigencias. Sin embargo, uno debe planificar con miras a minimizar la cantidad de interrupciones indeseables. Una hora de trabajo concentrado proporciona más resultados que cuatro horas fragmentadas.
¿Trabajas de acuerdo con los horarios en los cuales tienes más energía y concentración?
En las profundidades del cambio
Si quieres realmente ser una persona productiva, debes cambiar tu identidad. ¿Qué demonios me estás diciendo, te estarás preguntando?
Como bien lo explica James Clear, para cambiar los resultados debemos cambiar los procesos, pero para que las transformaciones realizadas sean perdurables en el tiempo, es necesario modificar nuestra identidad, de lo contrario volveremos a los viejos procesos (hábitos) y obtendremos los viejos resultados.
Identidad → Procesos → Resultados
“Muchas personas piensan que la causa de sus problemas para manejar el tiempo es externa a sí mismas. Las personas piensan que no pueden controlar su ambiente laboral; sin embargo, el problema de dejarse vencer por las presiones externas de tiempo reside en usted.” La trampa del tiempo de Mackenzie
Conclusión
Aquel que desee mejorar en cómo se administra dentro del tiempo, debe de saber principios, pero será la aplicación de estos lo que provocará el cambio, no su simple conocimiento.