No tendrás tiempo para realizar todo lo que deseas, pero sí para llevar a cabo las tareas más importantes. Por esa razón es necesario determinar prioridades, planificar su ejecución y llevarlas a cabo. La matriz de Eisenhower es una excelente herramienta para administrar tu tiempo y gestionar mejor tus ocupaciones.
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
Es un instrumento para priorizar las actividades según su importancia y urgencia. Permite jerarquizarlas dividiéndolas en 4 cuadrantes o bloques. Dependiendo del bloque en el que se encuentra la tarea, se deberá: hacer ya, planificar su ejecución, delegar o eliminarla.
¿Para qué sirve la matriz o caja de Eisenhower?
Se utiliza para administrar la carga de trabajo, centrándose en la eficacia. Pero también se tiene en cuenta lo que sucede fuera de ella con el fin de mantener una armonía entre las diferentes áreas de la vida. Por otra parte, podrás tomar conciencia de qué actividades son trascendentes y cuáles no, para luego decidir si delegarlas o, incluso, dejarlas de lado o eliminarlas.
¿A quién está dirigida esta herramienta?
Aunque es muy empleado en el mundo empresarial, le servirá a cualquier persona que desee ser más productiva y gestionar mejor sus ocupaciones. Desde estudiantes hasta profesionales pueden beneficiarse usando esta herramienta.
Ventajas de utilizar la matriz de Eisenhower
- Es fácil de implementar.
- Se necesita poco tiempo para utilizar esta herramienta y es capaz de brindar grandes resultados.
- Permite visualizar de forma práctica las tareas para poder gestionarlas.
Desventajas
- Puede resultar difícil determinar con precisión la importancia de una actividad.
- En ocasiones podría no ser posible actuar de inmediato en tareas urgentes, sea por temas burocráticos, falta de conocimiento u otros motivos.
¿Cómo usar la matriz de Eisenhower?
Antes de comenzar es necesario distinguir entre lo importante y lo urgente. Estos dos conceptos son fundamentales para el empleo de esta herramienta.
Importante: son tareas cuya realización nos permite lograr o acercarnos a nuestros objetivos.
Urgente: son tareas que demandan ser cumplidas ¡ahora! o en el menor período de tiempo posible.
Como utilizar la matriz de Eisenhower en 3 pasos:
- Paso 1
- Escribe en una lista todas las tareas relacionadas con el trabajo, el estudio o en el área que quieres avanzar; también incluye el esparcimiento, las relaciones familiares, de pareja y amigos.
- Paso 2
A cada tarea se le asigna una:
- Importancia: Alta o Baja
- Urgencia: Alta o Baja
- Paso 3
- Se procede a ubicar cada tarea en uno de los cuadrantes de la matriz.
¿Qué significa cada cuadrante de la matriz?
Cuadrante Ⅰ: Si no se realiza la tarea en un período determinado, tendremos consecuencias negativas o tal vez no podamos hacerla en un futuro; es necesario realizarla ¡ya!, es importante y urgente.
Cuadrante Ⅱ: Son tareas que se deben planificar. Son valiosas, pero no urgentes. Este es el cuadrante de mayor impacto positivo a largo plazo y es al que debemos prestar más atención. Aquí también se pueden prever posibles problemas y evitar que sucedan, o sea que lleguen al cuadrante Ⅰ.
Cuadrante Ⅲ: Si se tienen los recursos, se debería intentar delegar estas tareas, o en caso contrario reducir al mínimo el tiempo que les dedicamos. Son urgentes, pero no son importantes.
Cuadrante Ⅳ: En este caso se deberían de eliminar las tareas que estén aquí, ya que no son importantes ni urgentes.
Ten en cuenta que la importancia y urgencia de cada tarea se modifica según la circunstancia y el momento. Una tarea puede ser relevante hoy, pero no urgente; en cambio, dentro de una semana, podrá ser importante y urgente llevarla a cabo.
Ejemplo real de una semana planificada con la matriz de Eisenhower
Tareas:
- Realizar ejercicio físico (Importante, Urgente)
- Cambiar el host de la página web (Importante, Urgente)
- Crear contenido para: Instagram, YouTube y la página web (Importante y Urgente)
- Imprevistos (siempre los hay) (Importante, Urgente)
- Llamar a la editora (Importante, No urgente)
- Coordinar una sesión de fotos (Importante, No urgente)
- Contratar a un diseñador (Importante, No urgente)
- Leer (Importante, Urgente)
- Reunirme con amigos (Importante, No urgente)
- Realizar una afición (por ejemplo, ir de pesca) (Importante, No urgente)
- Tareas relacionadas con el hogar (No importante, Urgente)
- Prepararme la comida (No importante, Urgente)
- Navegar en las redes sociales (No importante, No urgente)
- Leer correos sin importancia (No importante, No urgente)
En el cuadrante 1 es donde utilizó gran parte de mi tiempo diario de trabajo, en el 2 planifico su ejecución para la misma semana o a más tardar para la siguiente. En el 3, las tareas del hogar están delegadas; por otra parte, me preparo en un día toda la comida que consumiré en la semana, intentando que esto me lleve el menor tiempo posible. Por último, en el 4, elimino directamente, sin más.
Consejos para sacarle el máximo provecho a la Matriz de Eisenhower
Para optimizar el uso de esta herramienta, ten en cuenta los siguientes consejos:
- Clasificar correctamente las tareas: Es importante clasificar las tareas en la matriz según su nivel de importancia y urgencia. Si se confunden las categorías, se puede perder el tiempo en tareas que no son realmente importantes o urgentes.
- Establecer límites de tiempo: Es útil establecer límites de tiempo para cada tarea en la matriz. De esta manera, se puede asignar un plazo límite para completar cada tarea y evitar que se convierta en una tarea urgente.
- Revisar y actualizar la matriz regularmente: Es valioso revisar y actualizar la matriz de manera regular, para asegurarse de que las tareas se estén cumpliendo y de que se están priorizando correctamente.
- Evitar distracciones: Es esencial evitar las distracciones y centrarse en las tareas importantes para cumplir con los objetivos a largo plazo. Las redes sociales, los correos electrónicos no relevantes y otras distracciones pueden hacer que se pierda tiempo valioso.
- Aprender a delegar: Delegar tareas a otras personas en el equipo puede ser una forma eficaz de liberar tiempo para tareas más importantes. Es fundamental asegurarse de que las personas a las que se les delega la tarea sean competentes y capaces de manejar la tarea de manera efectiva.
¿Cuándo utilizar la matriz de Eisenhower?
Algunos ejemplos de cuándo utilizar la matriz son:
- Planificación diaria: La matriz puede ser útil para planificar las actividades del día, ayudando a priorizar las tareas más importantes y asegurando que se realicen en un orden eficiente.
- Toma de decisiones: La matriz puede ser una herramienta útil para tomar decisiones cruciales y evaluar las opciones disponibles. Al clasificar las tareas en función de su importancia y urgencia, se pueden evaluar las opciones y elegir la mejor opción disponible.
- Gestión de proyectos: La matriz se puede usar para la gestión de proyectos, ayudando a organizar las tareas y establecer prioridades. Esto ayuda a mantener el proyecto en el camino correcto y asegurar que se cumplan los plazos establecidos.
- Gestión del tiempo: La matriz se puede emplear para gestionar el tiempo de manera más efectiva, identificando las tareas que consumen más tiempo y las tareas que se pueden delegar o posponer.
- Organización personal: La matriz también puede ser una herramienta útil para la organización personal, ayudando a priorizar las tareas de la vida diaria, como las tareas del hogar, la planificación de la semana, y el tiempo de ocio.
Personalmente, la uso el domingo para mi planificación semanal, creo que es un buen día, ya que el lunes al levantarme tengo claro lo que quiero lograr esa semana. En las primeras ocasiones te llevará unos cuantos minutos, pero con un mínimo de práctica lograrás hacerlo en 15 minutos o menos.
Conclusión
La caja de Eisenhower es excelente porque se centra en lo que debes hacer y no en cómo lo haces. Es simple y fácil de usar.
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