Planificación

Cómo utilizar la matriz de Eisenhower

No tendrás tiempo para realizar todo lo que deseas, pero sí para llevar a cabo las tareas más importantes. Por esa razón es necesario determinar prioridades, planificar su ejecución y llevarlas a cabo. La matriz de Eisenhower es una excelente herramienta para administrar tu tiempo y gestionar mejor tus ocupaciones.

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

Es un instrumento para priorizar las actividades según su importancia y urgencia. Permite jerarquizarlas dividiéndolas en 4 cuadrantes o bloques. Dependiendo del bloque en el que se encuentra la tarea, se deberá: hacer ya, planificar su ejecución, delegar o eliminarla.

¿Para qué sirve la matriz o caja de Eisenhower?

Se utiliza para administrar la carga de trabajo, centrándose en la eficacia. Pero también se tiene en cuenta lo que sucede fuera de ella con el fin de mantener una armonía entre las diferentes áreas de la vida. Por otra parte, podrás tomar conciencia de qué actividades son trascendentes y cuáles no, para luego decidir si delegarlas o, incluso, dejarlas de lado o eliminarlas.

¿A quién está dirigido este método?

Aunque es muy empleado en el mundo empresarial, le servirá a cualquier persona que desee ser más productiva y gestionar mejor sus ocupaciones. Desde estudiantes hasta profesionales pueden beneficiarse usando esta herramienta.

Ventajas de utilizar la matriz de Eisenhower

  • Es fácil de implementar.
  • Se necesita poco tiempo para utilizar esta herramienta y es capaz de brindar grandes resultados.
  • Permite visualizar de forma práctica las tareas para poder gestionarlas.

Desventajas

  • Puede resultar difícil determinar con precisión la importancia de una actividad.
  • En ocasiones podría no ser posible actuar de inmediato en tareas urgentes, sea por temas burocráticos, falta de conocimiento u otros motivos.

¿Cómo usar la matriz de Eisenhower?

Antes de comenzar es necesario distinguir entre lo importante y lo urgente. Estos dos conceptos son fundamentales para el empleo de esta herramienta.

Importante: son tareas cuya realización nos permite lograr o acercarnos a nuestros objetivos.

“Lo que haces es mucho más importante que cómo lo haces”.

Urgente: son tareas que demandan ser cumplidas ¡ahora! o en el menor período de tiempo posible.

Te sugiero tomar nota de los siguientes pasos; te permitirán aprender a aplicar la herramienta.

Paso 1

Escribe en una lista todas las tareas relacionadas con el trabajo, estudio o en el área que quieres avanzar, también incluye el esparcimiento, las relaciones familiares, de pareja y amigos.

Paso 2

A cada tarea se le asigna una: 

Importancia: Alta o Baja

Urgencia: Alta o Baja

Paso 3

Se procede a ubicar a cada tarea en uno de los cuadrantes de la matriz.

Matriz de Eisenhower, que hacer en cada cuadrante.

¿Qué significa cada cuadrante?

Cuadrante Ⅰ: Si no se realiza la tarea en un período determinado, tendremos consecuencias negativas o tal vez no podamos hacerla en un futuro; es necesario realizarla ¡ya!, es importante y urgente.

Cuadrante Ⅱ: Son tareas que se deben planificar. Son valiosas, pero no urgentes. Este es el cuadrante de mayor impacto positivo a largo plazo y es al que debemos prestar más atención. Aquí también se pueden prever posibles problemas y evitar que sucedan, o sea que lleguen al cuadrante Ⅰ.

Cuadrante Ⅲ: Si se tienen los recursos, se debería intentar delegar estas tareas, o en caso contrario reducir al mínimo el tiempo que les dedicamos. Son urgentes, pero no son importantes.

Cuadrante Ⅳ: En este caso se deberían de eliminar las tareas que estén aquí, ya que no son importantes ni urgentes.

Ten en cuenta que la importancia y urgencia de cada tarea se modifica según la circunstancia y el momento. Una tarea puede ser relevante hoy, pero no urgente; en cambio, dentro de una semana, podrá ser importante y urgente llevarla a cabo.

Ejemplo real de una semana planificada con la matriz de Eisenhower

Tareas

  • Realizar ejercicio físico (Importante, Urgente)
  • Cambiar el host de la página web (Importante, Urgente)
  • Crear contenido para: Instagram, YouTube y la página web (Importante y Urgente)
  • Llamar a la editora (Importante, No urgente)
  • Coordinar una sesión de fotos (Importante, No urgente)
  • Contratar a un diseñador (Importante, No urgente)
  • Leer (Importante, Urgente)
  • Reunirme con amigos (Importante, No urgente)
  • Realizar una afición (por ejemplo, ir de pesca) (Importante, No urgente)
  • Navegar en las redes sociales (No importante, No urgente)
  • Tareas relacionadas con el hogar (No importante, Urgente)
  • Prepararme la comida (No importante, Urgente)
  • Imprevistos (siempre los hay) (Importante, Urgente)
  • Leer correos sin importancia (No importante, No urgente)
Planificando una semana utilizando la matriz de Eisenhower

En el cuadrante 1 es donde utilizo gran parte de mi tiempo diario de trabajo, en el 2 planifico su ejecución para la misma semana o a más tardar para la siguiente. En el 3, las tareas del hogar están delegadas; por otra parte, me preparo en un día toda la comida que consumiré en la semana, intentando que esto me lleve el menor tiempo posible. Por último, en el 4, elimino directamente, sin más.

¿Cuándo utilizar la matriz de Eisenhower?

Personalmente, la uso el domingo para mi planificación semanal, creo que es un buen día, ya que el lunes al levantarme tengo claro lo que quiero lograr esa semana. Te invito a que pruebes hacerla un domingo, de lo contrario experimenta en el momento que consideres más oportuno. En las primeras ocasiones te llevará unos cuantos minutos, pero con un mínimo de práctica lo lograrás en 15 minutos o menos.

Conclusión

La caja de Eisenhower es excelente porque se centra en lo que debes hacer y no en cómo lo haces. Es simple y fácil de usar.

Prueba planificar la próxima semana o un día con esta magnífica herramienta y rápidamente verás los resultados.

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